Kommunikálj jobban a digitális korban – itt az online testbeszéd

Beszélgetés Erica Dhawan, díjnyertes előadó és íróval, az online testbeszéd fontosságáról

Erica Dhawan Online testbeszéd című könyve nem is érkezhetett volna jobbkor. A munkahelyek digitalizációjával – melyet maga a járvány gyorsított fel – fontos elfogadnunk ezt az új munkavégzési módszert, és elsajátítanunk azokat az ismereteket, amelyekkel megértjük az online kommunikációt.

A távmunkának köszönhetően a dolgozók között megnőtt az elszigeteltség és csökkent a láthatóság. A vállalatoknak, a cégvezetőknek és az alkalmazottaknak mind fontos szerep jut a befogadás elősegítésében. Ráadásul az otthoni munkavégzés esetén ott van a kommunikációs szakadék problémája is. Az egyetlen dolog, amit az előrelépésért tehetünk az, ha foglalkozunk ezekkel a kérdésekkel. A hatékony kommunikáció alapvető fontossággal bír egy cég vezetésében, annak alkalmazottjainál és a sikerek elérésében is.

Erica – akit a GlobalGurus a világ egyik legjobb menedzsmentszakértőjének nevezett – nemcsak író, hanem vezetői szakértő és szónok, akinek segítségével a szervezetek és a csapatfőnökök együttesen ki tudják elégíteni az innováció sebessége iránti igényeket. Mostantól a kétgyermekes édesanya és lelkes Bollywood táncos, az azonnali Wall Street Journal bestsellercímével is eldicsekedhet új könyvét illetően.

A kezdeti ötlettől a végső kiadásig nagyjából négy évbe telt megírnia az Online testbeszédet. „A munkám során általában azokon a napokon írtam, amikor a legkreatívabbnak és legproduktívabbnak éreztem magam. A kutatás és szerkesztés hosszú órái nagyon kimerítőek tudnak lenni, ezért néhány óránként beiktattam egy-egy 15 perces táncszünetet, hogy feltöltődjek és rendezzem a gondolataimat” – árulta el egy e-mailes interjú során New Yorkban.

Mikor döbbent rá Erica, hogy erről hosszan kell beszélni?

„Az első könyvem – Get Big Things Done: The Power of Connectional Intelligence – megírása után bejártam a világot, hogy vállalatokkal és vezérigazgatókkal a 21. század kollaborációs kihívásairól beszélgessek és értekezzek. Mindenhol, ahol jártam, ugyanazok az online kommunikációs nehézségek merültek fel. Az embereknek nehezére esik közel érezniük magukat egymáshoz, erősíteni a bizalmat és a részvételt, és akaratlanul is szorongáskeltő következményekkel járó módon kommunikálnak.”

Az új könyv a mai online kommunikációs krízisre adott válasz az éveken át tartó kutatás és munka eredményeképpen. Erica elmondta, hogy az online testbeszéd azon jelek és jelzések rendszere, amelyeket beemelünk online üzeneteinkbe, és ugyanolyan fontos, mint személyes beszélgetéseink során a hagyományos gesztusok.

„A nonverbális jelek alkotják majdnem a háromnegyedét annak, hogy miként értünk meg másokat, kapcsolódunk hozzájuk és építünk bizalmat, de a képernyő megfoszt minket ezektől a jelektől. Most ahhoz, hogy megértessük magunkat és elkerüljük a félreértéseket üzeneteinkben, az online testbeszédre van szükségünk” – tette hozzá.

Erica választ ad öt kérdésre, hogy miként tudunk jobban kommunikálni ebben a digitális korban.

Számodra a könyv melyik része bír a legnagyobb jelentőséggel?

A mai felgyorsult, digitális korban gyakran hisszük elfoglaltabbnak magunkat, mint amilyenek valójában vagyunk. A rohanás és a gyorsasággal kapcsolatos aggodalmaink gyakran a pontosság, az átláthatóság és a tisztelet rovására mennek. Mivel sok kapcsolatunk alakul ki és fejlődik digitális formában, elengedhetetlen, hogy igyekezzük proaktívan kimutatni, hogy megbecsüljük egymást. Az Online testbeszéd „Látható értékelés” című fejezetében megtanítom, hogy tehetjük meg ezt.

A közösségi média korszakában nagyon fontos, hogy ízlésesek legyünk és magabiztosan tudjunk viselkedni. Hogy tud egy zárkózott ember kibújni a csigaházból, és magáévá tenni a digitális kor kommunikációját?

Azt javaslom, hogy használjunk időnként emojikat és ismerkedjünk meg az olyan rövidítésekkel mint a „LOL” és a „Thx!”. Amikor csak tehetjük, reagáljunk minél hamarabb az üzenetekre, az e-mailekre pedig lehetőleg 24 órán belül válaszoljunk. Ugyanakkor maradjunk hűek önmagunkhoz! Ha kicsiben kezdünk és úgy építünk ki szokásokat, az lehetővé teszi, hogy hozzászokjunk az online kommunikáció új jeleihez és jelzéseihez.

Mivel olyan sok hideg e-mailt küldünk mostanában, mit kell ilyenkor észben tartania a feladónak, és hogyan reagálhat helyesen a címzett?

Virtuális keretek között a tisztelet abban áll, hogy átolvassuk e-mailjeinket mielőtt elküldjük őket, időben válaszolunk és olyan címet írunk üzeneteink tárgysorába, ami pontosan összefoglalja a mondanivalónkat. A legjobb, ha addig, amíg a helyzet másképp nem kívánja, semleges hangnemet ütünk meg e-mailjeinkben, és a tájékoztatásra, valamint a meggyőzésre összpontosítunk.

Hogyan tudnak manapság a vezetők jobban kommunikálni irodai környezetben úgy, hogy a legtöbb meetinget Zoomon/Teamsen, e-mailben és más üzenetküldő alkalmazásokon tartják?

A meetingeket egyértelmű napirendi pontok szerint tartsuk, és a végükön kínáljuk fel az intézkedések végrehajtását. Ezzel kifejezzük, hogy tiszteletben tartjuk mások idejét, egyúttal felelősséget is mutatunk. A meeting során időről-időre kérjük ki kollégáink véleményét és biztassuk őket arra, hogy osszák meg elképzeléseiket és kérdezzenek. Telefonhívás vagy videómeeting esetében tiltsuk le a némítás gombot annak érdekében, hogy elkerüljük a kínos csendeket és a figyelem megosztását.

Egyre nehezebb a részlegek közötti együttműködés kialakítása. Milyen egyszerű lépésekkel alakíthatunk ki hatékony kommunikációt és csapatmunkát?

Határozzunk meg konkrét szerepeket és elvárásokat! Én általában azzal a kérdéssel fejezem be a meetingjeimet, hogy „Ki mit csinál meg és mikorra?” Így az egész csapat számára világos, hogy kinek mi a feladata a projekt kapcsán és felelősséget éreznek társaik, valamint csapatfőnökük iránt is. Fontos az is, hogy mikor a csapat egy projekten dolgozik, a vezetők munkaidőn belül elérhetőek legyenek gyors kérdések megválaszolására e-mailben.

Forrás: www.prestigeonline.com

Ajánlott könyvek: